属人化

属人化とは、特定の業務の進め方や判断の基準、必要な知識が特定の担当者だけに依存し、その人がいないと業務が回らなくなっている状態のことです。

担当者の経験や勘に頼っている、手順書が作られていない、独自に作った表計算ソフトのファイルやマクロが使われている、といった場合に起こりやすくなります。担当者の休職や退職、異動によって業務が止まる、ミスが起きても他の人が気づけない、業務の改善やシステム化が進まないといった問題につながります。

解消の方法としては、業務を可視化して手順書にまとめる、判断の基準を明文化する、複数の担当者で業務を分担して経験を共有する、定型的な作業をシステムで自動化する、などがあります。ただし、高度な専門性や顧客との関係など、特定の人に強みがあること自体は必ずしも悪いことではありません。新規事業の立ち上げ期は少人数で進めるため属人化しやすい一方、事業を拡大する段階では人を増やしても成果が伸びない原因になります。事業の成長に合わせて、どの業務から標準化するかを計画的に決めることが大切です。