業務可視化（業務フロー図）

業務可視化とは、誰が、どの順番で、どのような作業や判断を行い、どの情報やシステムを使っているのかを、図や表で目に見える形に整理することです。

代表的な方法が業務フロー図で、担当者や部門ごとに列を分け、作業の流れを矢印でつないで表します。作業ごとの所要時間、件数、使っている帳票やシステム、発生している手戻りなどをあわせて記録すると、どこに時間がかかり、どこでミスが起きやすいのかが分かるようになります。

業務改善やDXの取り組みでは、いきなりツールを導入するのではなく、まず現状の業務を可視化することが出発点になります。可視化しないまま新しいシステムを入れると、非効率な手順をそのままデジタル化してしまうことがあるためです。新規事業の立ち上げでも、事業が軌道に乗り始めた段階で受注から請求までの流れを図にしておくと、人を増やす際の引き継ぎや、業務の外部委託、システム化の検討がしやすくなります。作成時は、実際に作業している担当者から聞き取り、例外的な処理も漏らさず拾うことが大切です。