Zen Habits翻訳：私が欠かさない10のメール習慣

この記事は、ブログ「Zen Habits」の創設者レオ・バボータ（Leo Babauta）による記事「My 10 Essential Email Habits」を、新規事業ポータルが独自に日本語へ訳したものです。Zen Habitsは著者によってパブリックドメインとして公開されています（著者による宣言）。原文はこちら。訳文では、原文の趣旨を変えないことを優先しました。

（ここで原文では冒頭にW・H・オーデンの詩の一節が引用されていますが、省略しました）

メールは素晴らしい道具になりえますが、先延ばしの道具や、圧倒される原因にもなりえます。

それを決めるのはメールそのものではなく、あなたの使い方です。

私はかつて「メール破産」を宣言したこともありましたが、最近は1日2〜3回メールを開き、素早く最小限に片づけています。

私は自分に合った一連の習慣を身につけてきました。それがメールを最小限かつ生産的に保ちつつ、もっと大切な仕事にも集中できるようにしてくれています。正直に言って、少なくとも1日に1回は受信トレイが空になりますし、それはいい気分です。

ここで紹介するのは、あなたもこのメール習慣に従うべきだと言うためではなく、ひとりの人間のやり方を示すためです。

私が欠かさないメール習慣

私に合っているメール習慣は次のとおりです。

• メールを処理する時間を限定する。 私はメールを一日中開きっぱなしにはしませんし、頻繁に開くこともしません。メールが20〜30通たまっても世界は崩壊しないし、それを空になるまで処理するのも難しくないという考えを受け入れられるようになりました。私はそれを「メールを読む時間」ではなく「メールを処理する時間」と呼んでいることに注目してください。ただ読んで受信トレイに残しておくのではなく、メールを開いたら空になるまで処理するのです。

• 行動する。 メールを開いたら、すぐに判断します。削除／アーカイブする、今すぐ対応して（1〜2分で済むなら）から返信／アーカイブする、手短に返信する（そしてアーカイブする）、あとでやるためにToDoリストに加える（そしてスターをつけてアーカイブする）。どの場合も、メールを受信トレイに残したままにはしません。

• すぐにカレンダーに追加する。 私の一番いい習慣のひとつは、覚えておく必要のある日付がメールにあったら、すぐにカレンダーを開くことです。誰かが会いたい、Skypeで話したい、一緒にトレーニングしたいと言ってきたら、カレンダーに入れます。来週何かのフォローアップが必要なら、カレンダーに入れます。今ではそれが自動的にできるので、何かを忘れることはめったにありません。

• キーボードショートカットを使う。 私はGmailを使っていて、メール処理のための素晴らしいショートカットがそろっています。数分かけて覚えましたが、意識して使っていれば、すぐに体が覚えます。私にとって重要なのは、受信トレイに戻る「gi」、アーカイブの「a」、削除のShift-3、作成の「c」、返信の「r」、転送の「f」、全員に返信の「a」、スター付きメッセージに移動する「gs」、メッセージ作成中に送信してアーカイブするTab→Returnです。また、メッセージを削除またはアーカイブしたあと、受信トレイに戻るのではなく受信トレイの次のメッセージに進むよう設定しているので、上から下へ素早く処理できます。

• メールは短くする。 私はたいてい1〜3文で返信します。5文より長いメッセージを送ることはめったになく、送るなら、その理由を自分に本当に納得させなければなりません。長い文章で書く必要があるものは、新しいGoogleドキュメントを開いて書き、相手と共有するほうが好きです（ドキュメントのほうが共有、共同作業、編集、閲覧に向いています）。メールを短くしておけば、返信がすぐに済みますし、相手も大事な情報にたどり着くために長文をかき分ける必要がありません。

• ToDoリストに素早く追加する。 メールの受信トレイはいいToDoリストではありません。理由は、1）ToDoがほかのさまざまなものと混ざっていて、何をすべきかを把握しにくい、2）メールの件名に実際に必要な行動が書かれていないことが多いので、件名を眺めながら何をすべきかを思い出さなければならない、そして何より、3）ToDoリスト（受信トレイ）を確認しているあいだにもほかのメッセージが届いて注意を奪うので、いつも気が散ってしまう、からです。シンプルなテキスト文書を使うほうがいいでしょう。私はLaunchbarを使ってToDoリストにテキストを追記しているので、ToDo項目の追加はキーを数回押すだけで済みます。これで手間がかからなくなり、受信トレイに気を散らされずに、素早くいいリストをつくることができます。

• 受信トレイには未読メールだけを置く。 これは上級者向けですが、私はGmailの受信トレイに手を加えて、未読メールだけが受信トレイに表示されるようにしています。つまり、メールを読んで対応しないと、それは受信トレイから消えてしまうのです。そのため、今すぐ対応するか、さもなければそのメールを見失うかのどちらかになります。これはメールを実際に処理するための動機づけが組み込まれているようなもので、実際に受信トレイを空に保つ助けになります。（dbuntixさんに感謝）

• ブックマークするか、あとで読む。 誰かが読みもの（その人が書いたものや、気に入った記事）を送ってくれることがよくあります。私はそのリンクを開いたら、あとで読むためにブックマークするか、Instapaperに追加してあとで読みます。そうすれば、読むものがたくさんあるせいでメールに膨大な時間を費やすことはありません。

• 容赦なくフィルタリングする。 見る必要のないメールが受信トレイに届き、それがまた届きそうなら、「購読解除」を押すか、すぐにフィルタを作成して、二度と受信トレイに入ってこないようにします。これでメールが劇的に減ります。私はこれを容赦なくやっていて、わずらわしい人に対しても適用することがあります。

• 終わったらメールを閉じる。 できる限りメールを処理したら、閉じます。何時間かあとまで、場合によってはもう一度開く必要はありません。

受信トレイが本当にいっぱいなら、素早く空にする方法はこうです。受信トレイにあるToDoにはスターをつけ、ToDoリストに書き、アーカイブします。そのほかはアーカイブするか削除し、いくつか手短に返信し、残りはすべて、必要なら「あとで読む」や「あとで処理する」フォルダに入れます。これで受信トレイが空になったので、この記事で紹介した習慣でそれを空のまま保つことができます。

いいメール習慣を持つことが大切なのは、単純に、自分がメールを効果的に処理できると信頼できれば、メールのことで思い悩まなくなるからです。もっと大切な仕事をしているあいだはメールをためておけますし、取りかかると決めたときには空にできるとわかっているので、心穏やかでいられるのです。