入社手続き・労務管理システム
入社手続きの書類の回収、従業員情報の管理、勤怠の確認、各種申請の承認までを、自社の運用に合わせて管理する労務のパッケージです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
入社手続きに必要な書類の回収、従業員の情報の管理、勤怠の確認、休暇や各種の申請と承認までを、ひとつのシステムで管理するパッケージです。入社する人本人が入力する画面と、人事・総務の担当者が確認する画面を分け、手続きの漏れを減らします。
新しい会社や新規事業のチームが少しずつ人を増やしていく段階で、労務の担当者が兼務していて、手続きの進み具合を把握しにくくなった場面を想定しています。
なお、このシステムは手続きの管理を支えるもので、社会保険や労働法令の手続き、給与計算の判断を代わりに行うものではありません。
こんな課題はありませんか
入社のたびに、書類の回収と確認に追われる
必要な書類が人によって異なり、提出の催促、記入内容の確認、保管がメールと紙で行われ、漏れが出やすくなります。
従業員の情報が、複数のファイルに分かれている
住所、連絡先、契約、資格などの情報が、人事・経理・現場のそれぞれに分かれ、更新が追いつきません。
勤怠や休暇の申請が、口頭やチャットで流れてしまう
申請と承認が記録に残らず、月末の確認や集計で手間がかかります。
法令の手続きの期限や、更新の時期を見落とす
入社・退社に伴う手続きや、契約の更新の時期を、担当者の記憶に頼っていると、見落としが起こります。
既製ツールとの違い
入社手続きや勤怠、給与計算が中心であれば、既製の人事労務ツールで足りることが多くあります。まずは 既製ツールを比較する で、自社に合うものをご確認ください。
既製ツールで足りる場面
標準的な労務手続きや勤怠管理を、そのまま使える範囲で運用する場合は、SmartHR や freee人事労務などの既製ツールのほうが、手続きの仕組みが整っており、手早く始められます。
自社独自の運用や、事業ごとの管理が必要な場面
複数の事業や拠点で入社の流れが異なる、自社独自の申請と承認の流れがある、外部の人材と従業員をまとめて管理したい、といった場合に、このパッケージが担います。
社内の他のシステムと、情報を統合したい場面
採用管理からの入社者の情報の引き継ぎ、勤怠や給与のシステムとのデータ連携など、すでにあるシステムとの統合を設計します。連携の可否は、相手のシステムによるため、要件に応じて検討します。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
入社手続きの管理
- 入社する人ごとのチェックリスト（自社で設定）
- 本人が入力・提出するフォームとファイルの提出
- 提出の状況の一覧と、催促の通知
- 必要書類の種類の設定（雇用形態ごと）
従業員情報の管理
- 氏名、連絡先、所属、雇用形態などの情報
- 契約の期間と更新の期限の通知
- 資格や貸与物の記録
- 項目ごとの閲覧権限
勤怠と休暇の確認
- 出勤・退勤の記録と、修正の申請
- 休暇の申請と承認
- 月次の勤怠データのCSV出力
- 勤怠の集計の考え方は、要件に応じて設定
各種申請と承認
- 住所変更、通勤経路、各種手当などの申請の様式（自社で設定）
- 承認の流れ（担当者、上長、人事）
- 申請と承認の履歴
手続きの予定と通知
- 入社・退社・契約更新などの予定の一覧
- 担当者への期限の通知
- 手続きの完了の記録
外部連携（オプション）
- 給与計算、会計ソフトとのデータ連携
- 採用管理システムからの入社者の情報の取り込み
- 勤怠システムとの連携
使い方の流れ
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入社が決まった人を登録する
入社する人と入社日、雇用形態を登録すると、必要な手続きのチェックリストが作られます。
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本人が情報を入力する
入社する人に案内が届き、本人がフォームから情報と書類を提出します。担当者は進み具合を一覧で確認します。
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確認して、手続きを進める
担当者は提出された内容を確認し、不足があれば差し戻します。完了した手続きは、記録されます。
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日々の勤怠と申請を確認する
休暇や各種の申請を承認し、月末には勤怠のデータを出力して、給与計算などに引き継ぎます。
導入の流れ
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無料相談
従業員の人数と雇用形態、いまの手続きの進め方、使っている勤怠や給与のツールを伺います。
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要件の整理とお見積もり
必要な手続きの範囲と連携を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。
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初期設定とカスタマイズ
手続きのチェックリスト、入力項目、申請の様式、承認の流れ、権限を設定します。
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テストと公開準備
実際の入社手続きを想定して、本人の入力から担当者の確認までの動きを試します。社会保険労務士など専門家の確認が必要な点も、ご一緒に洗い出します。
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公開と運用支援
公開後も、様式の追加、運用の見直し、保守をご相談いただけます。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、入力項目や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
既製の人事労務ツールで足りる場合は、そちらを使うのが手軽です。自社独自の運用や承認の流れ、他のシステムとの統合が必要になったときに、このパッケージをご検討ください。
既存のシステム・データとつなげますか
従業員の一覧などのデータは、CSVで取り込めます。勤怠や給与、採用管理のシステムとの連携は、相手の仕様によるため、要件に応じて検討します。
小さく始められますか
はい。入社手続きのチェックリストと従業員情報の管理から始め、運用しながら申請や勤怠の確認を足していくことをおすすめしています。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
社会保険や労働保険の手続きは、このシステムでできますか
このシステムは、手続きに必要な情報や書類の回収、進み具合の管理を支えるものです。社会保険や労働保険の届出そのものや、給与計算、労働法令の判断を代わりに行うものではありません。手続きの内容や期限は要確認のうえ、社会保険労務士などの専門家にご相談ください。
従業員の個人情報は、どのように扱われますか
閲覧できる担当者を権限で制限し、操作履歴を記録します。マイナンバーなど取り扱いに特別な管理が必要な情報を扱うかどうかは、導入時にご相談のうえ、要件に応じて検討します。