スティーブ・パヴリナ翻訳：効率的なメールの使い方

この記事は、自己啓発ブロガーのスティーブ・パヴリナ（Steve Pavlina）が2005年3月に自身のブログで公開した記事「Efficient Email」を、新規事業ポータルが独自に日本語へ訳したものです。この記事は著者によってパブリックドメインとして公開されています（著者による宣言）。原文はこちら。公開当時の状況を前提にした内容も含まれています。訳文では、原文の趣旨を変えないことを優先しました。

メールを頻繁に確認しすぎると、生産性が大きく損なわれます。カスタマーサポートのメール対応のように、メールそのものが仕事のすべてという場合でもないかぎり、メールは本来、急ぎのものではないのがふつうです。ここでは、メールに1日の大きな部分を奪われないためのコツを紹介します。

1. メールを確認する時間を前もって正確に決める。

行き当たりばったりでメールを確認しないでください。メールを頻繁に確認しすぎると、1日に30〜60分は簡単に無駄にしてしまいます。たいていの場合、メールの確認は多くても1日3回で十分なはずです。私はふつう、朝、昼食時、仕事の終わりに確認します。それも、進行中のやりとりにかかわっている場合だけです。進行中のやりとりがなければ、たいてい1日1〜2回しか確認しません。メールはまとめて処理して効率を上げましょう。

本当はどれくらいの頻度でメールを確認する必要があるのか、試してみてください。確認する回数が多いほど、生産性という代償を払っていることに気づきましょう。好奇心は、メールを確認する十分な理由にはなりません。今の頻度でメールを確認することに、仕事上の正当な理由を持ちましょう。問題を起こさずに、どこまで頻度を減らせるか試してみてください。多くの人にとって、1日1回、あるいは2日に1回でもまったく問題ないはずです。

朝にメールを確認したら、1日の終わりまではもう確認しないと自分に約束し、具体的な時刻を決めましょう。私は今日メールを2回確認するつもりなので、午後6時を過ぎるまでは確認しません。それより前なら、確認することを自分に許しません。

メールを頻繁に確認しすぎる癖がついてしまったなら、メールソフトを起動しにくくすることで、その癖を断ち切りやすくなります。デスクトップやクイック起動バーからメールソフトのアイコンを消して、スタートメニューから探さなければならないようにしましょう。あるいは、エクスプローラーを起動してアイコンを探しに行かなければならないようにしましょう。手順を増やすことで、衝動的に確認するパターンを断ち切りやすくなります。それでもだめなら、ノートパソコンなど別のパソコンにメールを設定し、メールを確認したいときには毎回それを起動しなければならないようにしましょう。

2. メールは急ぎでない連絡にだけ使う。

メールを、急ぎの用件に振り回される連絡手段にしてはいけません。メールはそのためにつくられたものではありません。一刻を争うなら、電話を使いましょう。

1〜2時間以内に返信がないといらいらする人など、1日1〜2回より頻繁にメールを確認するよう圧力をかけてくる人がいるなら、はっきり押し返す必要があります。本当に急ぎの連絡には決してメールを使わないよう、そうした人たちに伝えましょう。早い返事が必要なら、電話をかけるか、（同じ場所で働いているなら）直接会いに来てもらうようにします。

3. メールソフト起動時の自動受信をオフにする。

メールソフトを起動するたびに自動でメールを受信する設定にしないでください。1日のうちいつでも、メールを受信せずにメールを送れるようにしておきたいのです。さまざまな作業の一環として日中にメールを送る必要はよくありますが、そのたびにメールを確認する必要はありません。メールを確認するのは、確認する正当な理由があるときだけにしましょう。

4. メールの利用状況を記録する。

メールの記録をつくり、どれくらいの頻度でメールを確認しているかを記録しましょう。紙1枚でできます。メールソフトを使うたびに、開始時刻と終了時刻を書くだけです。1週間ほど続けて、メールにどれだけの時間を使っているか見てみましょう。それだけの価値はありますか。正当な理由もなく週に20回以上メールを確認しているなら、あまりにも多くの時間を無駄にしています。1日または1週間ごとのメール確認回数の上限を決めてみましょう。上限に達したら、上限がリセットされる翌日または翌週までメールは確認できません。初めて上限を下回った週には、映画を観に行く、外食するなど、自分にごほうびをあげましょう。

メールは仕事でも個人的にも強力な連絡手段ですが、簡単に乱用されてしまいます。なぜでしょうか。とても手軽だからです。メールの確認や返信は自分にできるとわかっていることなので、すぐに達成感が得られます。でもそれは中身のない勝利です。メールの確認と返信を見事にこなして毎日を過ごしていても、どこにも進めず、本当に前進させてくれる行動を押しのけてしまいます。

なんとなくメールを乱用するのをやめ、目的を持って使いましょう。生産性を壊すためではなく、高めるためにメールを使うのです。自分のメールの使い方を意識的に見直し、メールが自分の生活の中でどんな正当な役割を果たすのかを決め、その役割を守るための境界線を引きましょう。