議事録・ヒアリング管理システム
顧客ヒアリングや社内の打ち合わせの議事録を、案件や顧客と紐づけて蓄積し、決定事項とタスクまで追えるようにするシステムです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
打ち合わせの文字起こしや要点を、顧客や案件と紐づけて蓄積し、決まったことと次にやることまで追えるようにする、議事録の管理システムです。
文字起こしそのものは、お使いの文字起こしツールが得意とする作業です。このパッケージは、できあがった記録を整理し、チームで探して使える状態にするところを担当します。顧客ヒアリングを重ねる新規事業のチームや、会議の数が増えて記録が追えなくなってきた方に向いています。
こんな課題はありませんか
議事録が個人のフォルダに散らばっている
会議のたびにファイルが作られても、置き場所がバラバラで、後から探し出せません。
決まったことと、やることが議事録の中に埋もれる
長い記録の中から、誰が何をいつまでにやるのかを、読み返して拾い出す手間がかかります。
顧客ヒアリングの内容が活かされない
ヒアリングで聞いた声が、各担当者の頭の中や個別のメモにとどまり、事業の判断材料として横断的に使えません。
録音や記録の扱いに不安がある
録音の同意、個人情報や機密を含む内容の保管、閲覧できる人の範囲など、ルールが曖昧なままになっています。
既製ツールとの違い
文字起こしと要点の整理だけなら、既製の文字起こしツールで十分です。会議ごとに記録を確認する程度であれば、そちらをおすすめします。まずは既製ツールを比較するところから、お試しください。
既製ツールで足りるのは、文字起こしと要約
日本語の文字起こし、要点の整理、Web会議ツールとの連携は、既製のツールの得意な領域です。
足りなくなるのは、記録を横断して使いたいとき
顧客や案件ごとに複数の会議の記録を束ねる、決定事項とタスクを追う、閲覧の権限を分ける、顧客管理のデータと結びつけるといった部分は、会議ごとのツールでは整えにくくなります。
このパッケージが担う部分
文字起こしツールで作った記録を取り込み、顧客・案件・テーマで整理し、決定事項とタスクを一覧できるようにします。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
議事録の登録と整理
- 議事録の登録（文章の貼り付け、ファイルの取り込み）
- 会議の種類ごとのテンプレート
- 顧客・案件・参加者との紐づけ
- タグと日付での分類
決定事項とタスクの管理
- 決定事項とタスクの項目の記入
- 担当者と期限の設定
- 期限が近いタスクの通知
- 未完了タスクの一覧
検索と横断的な確認
- キーワードでの記録の検索
- 顧客や案件ごとの会議の履歴表示
- ヒアリングの声のタグ付けと集計
- 文字起こしの取り込みや要約の機能の組み込み（オプション）
共有と権限
- 会議ごと・案件ごとの閲覧範囲の設定
- 共有リンクと閲覧のみの権限
- 変更履歴の記録
- 参加者へのメール送付
連携
- Web会議ツールや文字起こしツールとの連携（オプション）
- 顧客管理システムとの連携（オプション）
- カレンダーとの連携（要件に応じて検討）
使い方の流れ
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会議の記録を登録する
文字起こしツールで作った記録を、会議の情報とともに登録します。顧客や案件を選んで紐づけます。
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決定事項とタスクを書き出す
テンプレートに沿って、決まったことと、誰がいつまでにやるのかを記入します。
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タスクを追う
担当者ごとの未完了タスクを確認します。期限が近いものは通知されます。
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過去の記録を探して使う
顧客や案件の履歴、ヒアリングの声のタグから、必要な情報を探して判断に使います。
導入の流れ
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無料相談
会議の種類と頻度、使っている文字起こしツールやWeb会議ツール、記録の置き場所、閲覧のルールを伺います。
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要件の整理とお見積もり
基本機能で足りる部分と、追加が必要な部分を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。登録する項目、テンプレート、権限、必要な連携を整理します。
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初期設定とカスタマイズ
テンプレート、顧客・案件の項目、通知を設定します。既存の議事録の取り込みも相談します。
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テストと公開準備
実際の会議の記録で動作を確認します。録音や記録の扱いに関する社内ルールの整理も、ご一緒に進めます。
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公開と運用支援
公開後も、保守、機能の追加、運用の改善をご相談いただけます。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、画面や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
文字起こしと要約だけなら、既製のツールで十分です。比較ページでご確認ください。複数の会議の記録を顧客や案件で束ねたい、タスクまで追いたいといったときに、このパッケージが役に立ちます。
既存のシステム・データとつなげますか
Web会議ツール、文字起こしツール、顧客管理システムとの連携は、要件に応じて検討します。連携先の仕様を伺ったうえで、可否とお見積もりをご案内します。
小さく始められますか
はい。議事録の登録と、決定事項・タスクの管理のみといった最小の範囲から始められます。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
このシステムで文字起こしもできますか
基本機能には、文字起こしは含みません。文字起こしの機能は、外部のサービスとの連携によるオプションとして、要件に応じて検討します。
会議の録音や個人情報の扱いで気をつけることはありますか
録音について参加者の同意を得ることや、会話の中の個人情報の扱いは、運営者の責任となります。個人情報保護法への対応や社内規程の整備は要確認の事項です。このシステムは、閲覧権限の設定や操作履歴で運用を支えますが、判断の代わりにはなりません。必要に応じて専門家にご相談ください。