商談予約・日程調整システム
商談や面談の予約を受け付け、担当者の空き時間と会議URLの発行、リマインド連絡までを自社のルールで運用できる予約システムです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
商談や面談の予約を、相手が空いている日時から選ぶだけで受け付けられる予約システムです。担当者の予定、会議室やオンライン会議のURL、確認とリマインドの連絡までを、自社のルールに沿ってまとめて運用します。
営業、採用、相談窓口など、予約を受ける担当者や窓口が複数あり、既製の日程調整ツールでは「誰に割り振るか」「どの順で空きを見せるか」といった運用が合わなくなってきた場面で使うことを想定しています。
こんな課題はありませんか
候補日のやり取りで、何往復もメールが続く
日程が決まるまでに連絡が重なり、返信を待つうちに商談の機会を逃してしまうことがあります。
担当者の予定と会議URLの手配が、手作業になっている
予約が入るたびにカレンダーへ転記し、会議のURLを作って送る作業が、担当者の時間を取っています。
予約の割り振りが担当者任せになっている
問い合わせの内容や地域によって担当を分けたいが、誰が受けるかの調整に時間がかかり、対応に偏りも出ます。
予約の無断欠席や、日程の変更の連絡が多い
事前の確認やリマインドがないと、当日の欠席や変更が増え、担当者の予定に空きが生まれます。
既製ツールとの違い
1人から数人の予定を調整する場合は、既製の日程調整ツールで十分に足りることが多くあります。まずは 既製ツールを比較する をご覧ください。
既製ツールで足りる場面
担当者が自分のカレンダーの空きを共有し、相手に選んでもらう使い方なら、Calendly や TimeRex などの既製ツールがすぐに使えます。
自社のルールで担当を割り振りたい場面
問い合わせの内容、地域、担当者の得意分野、直近の対応件数などに応じて担当を決めたい場合に、割り振りの条件を自社に合わせて設計します。
顧客情報や社内システムと予約を結びつけたい場面
予約と同時に顧客の情報を登録する、予約の履歴を顧客管理や採用管理の画面から見る、といった使い方に、データの統合を設計します。連携の可否は相手のシステムによるため、要件に応じて検討します。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
予約の受付
- 空き時間から選べる予約ページ
- 予約の種類（初回相談、デモ、面接など）ごとの所要時間と入力項目
- 受付期間と、前日・直前の受付締め切りの設定
- 自社サイトに埋め込める予約フォーム
担当者とカレンダー
- 担当者ごとの稼働時間と休みの設定
- Google カレンダー、Outlook のカレンダーの予定を空き判定に反映（連携の範囲は要件に応じて検討）
- 複数の担当者の空きをまとめて表示
- 担当者の割り振り（順番、指名、条件による振り分け）
オンライン会議と会場
- 会議URLの発行と案内メールへの記載（連携するサービスは要件に応じて検討）
- 会議室や設備の予約
- 対面の場合の住所や案内の表示
連絡とリマインド
- 予約確認メールと、前日・直前のリマインド
- 変更・キャンセルのリンク
- 担当者への通知
管理と集計
- 予約の一覧、検索、CSV出力
- 種類別・担当者別の予約数と欠席の数
- 予約者のデータの管理と権限設定
外部連携（オプション）
- 顧客管理、採用管理システムとの連携
- チャットツールへの通知
- 事前アンケートや、決済との連携
使い方の流れ
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予約ページを案内する
メールの署名、サイト、広告のリンクなどに予約ページを載せ、相手に日時を選んでもらいます。
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予約が入り、担当者が決まる
設定したルールで担当者が決まり、双方に確認が届きます。カレンダーにも予定が入ります。
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当日の準備と商談
リマインドが届き、担当者は予約時に入力された事前の情報を見て準備します。
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結果を記録して見直す
欠席や再設定の数を確認し、受付時間や入力項目を調整します。
導入の流れ
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無料相談
予約を受ける窓口や担当者の人数、いま使っているカレンダーと日程調整の方法を伺います。
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要件の整理とお見積もり
割り振りのルールや連携が必要な範囲を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。
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初期設定とカスタマイズ
予約の種類、入力項目、稼働時間、通知の文面、画面のデザインを設定します。
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テストと公開準備
担当者の予定と実際に突き合わせて、空きの表示や通知の動きを確認します。
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公開と運用支援
公開後も、ルールの変更、窓口の追加、保守をご相談いただけます。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、入力項目や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
既製の日程調整ツールで足りる場合は、そちらのほうが手軽です。担当者の割り振りルール、顧客情報との統合、自社サイトへの組み込みなどが必要になったときに、このパッケージをご検討ください。
既存のシステム・データとつなげますか
カレンダーや顧客管理システムとの連携を検討できます。対応の範囲は、相手のサービスの仕様によって変わるため、要件に応じてご提案します。
小さく始められますか
はい。まずは予約ページと通知だけで始め、運用しながら担当者の割り振りや連携を足していくことをおすすめしています。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
カレンダーの予定の内容は、相手に見えますか
空いているかどうかだけを判定に使い、予定の中身は予約者に表示しない設定を基本とします。連携の範囲や権限は、導入時にご相談のうえ決めます。