業務自動化・申請ワークフロー管理システム
フォームの受付、申請と承認、通知、他のツールへのデータ転記といった定型業務を、実行状況の記録とあわせてまとめて運用するためのシステムです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
フォームでの受付、申請と承認、担当者への通知、他のツールへのデータの転記。定型的な業務の流れを、実行の記録や失敗時の確認とあわせて、まとめて運用するためのパッケージです。
自動化のサービスで小さな作業を自動にしてきたものの、流れが増えて全体が見えなくなってきた事業担当者や、承認や権限の管理が必要になってきたチームに向いています。業務の流れを整理するところから、一緒に進めます。
こんな課題はありませんか
自動化の設定が増えて、全体が把握できなくなった
担当者ごとに作った自動化が増え、何がどこでどう動いているのか、作った本人にしか分かりません。
失敗に気づくのが遅れる
連携先の変更や認証の期限切れで、自動の処理が止まっても、誰も気づかないまま作業が滞ることがあります。
承認や確認を挟む流れが作りにくい
金額や内容によって上長の承認が必要な流れや、差し戻しの扱いなど、人の判断を含む業務を、自動化の中に組み込みにくい。
社内のデータの扱いが心配
個人情報や取引の情報を、外部のサービスに渡してよいのか、誰がどの設定を触れるのかが整理されていません。
既製ツールとの違い
つなぎたいツールが対応していて、処理の量も少なければ、既製の自動化サービスで十分です。まずはそちらで試すことをおすすめします。まずは既製ツールを比較するところから、お試しください。
既製ツールで足りるのは、ツール同士をつなぐ単純な自動化
フォームの回答を表計算ソフトに記録する、通知を送るといった、一方向で単純な流れは、既製の自動化サービスの得意な領域です。
足りなくなるのは、人の判断や管理が入るとき
申請と承認、権限、実行の記録、失敗時の再実行、複数の部署にまたがる流れの管理などが必要になると、サービスの設定だけでは扱いにくくなります。
このパッケージが担う部分
申請・承認の画面、業務の流れの定義、実行の記録、エラーの通知を用意し、必要に応じて外部の自動化サービスや社内システムと組み合わせます。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
申請と承認
- 申請フォームの作成（項目の自由な設定）
- 承認の流れ（1段階、複数段階、条件による分岐）
- 差し戻しと再申請
- 承認結果の通知
業務の流れの管理
- 業務ごとの流れの定義と状態の表示
- 担当者の割り当てと期限
- 停滞している案件の一覧
- 定期的な作業の予約実行
通知と記録
- メールやチャットでの通知
- 実行の履歴（いつ、誰が、何をしたか）
- 失敗の検知と管理者への通知
- データのCSV出力
権限と管理
- 利用者ごと・部署ごとの操作権限
- 流れの設定を変更できる人の制限
- 変更履歴の記録
外部との連携
- 外部の自動化サービスとの連携（オプション）
- 会計・勤怠・チャットなどの社内ツールとの連携（オプション）
- データの取り込みと書き出し（要件に応じて検討）
使い方の流れ
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業務の流れを登録する
自動化したい業務について、受付、承認、通知の流れを管理者が設定します。
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申請や受付が入る
利用者がフォームから申請します。内容に応じて、承認者に通知が届きます。
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承認して処理が進む
承認されると、通知やデータの記録などが自動で行われます。差し戻された場合は、申請者に戻ります。
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実行状況を確認する
管理者が、停滞している案件や失敗した処理を確認し、対応します。
導入の流れ
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無料相談
自動化したい業務、現在使っているツール、処理の量、承認の流れ、データの扱いに関するルールを伺います。
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要件の整理とお見積もり
基本機能で足りる部分と、追加が必要な部分を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。業務の流れを整理し、自動化する範囲、権限、必要な連携を整理します。
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初期設定とカスタマイズ
申請フォーム、承認の流れ、通知、権限を設定します。必要な連携を開発します。
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テストと公開準備
実際の業務を想定して動作を確認し、失敗時の動きも確かめます。運用ルールの整理もご一緒に進めます。
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公開と運用支援
公開後も、保守、機能の追加、運用の改善をご相談いただけます。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、画面や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
つなぎたいツールが対応していて、単純な流れであれば、既製の自動化サービスで十分です。比較ページでご確認ください。申請と承認、権限、実行の記録が必要になったときに、このパッケージが役に立ちます。
既存のシステム・データとつなげますか
会計、勤怠、チャットなどのツールとの連携は、要件に応じて検討します。連携先が提供する仕組みによって可否が変わるため、内容を伺ったうえでご案内します。
小さく始められますか
はい。ひとつの業務の申請と承認だけといった、最小の範囲から始められます。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
経費や勤怠などの業務にも使えますか
申請と承認の流れとしては対応できます。ただし、経費の精算や勤怠、給与に関わる処理には、会計や労務の決まりが関わります。具体的な取り扱いは要確認の事項で、このシステムは専門家の判断の代わりにはなりません。税理士や社会保険労務士など、必要に応じて専門家にご相談ください。