チーム・社外パートナー情報共有システム
事業ごとの連絡、資料、議事録、決定事項を一か所にまとめ、社外のパートナーにも範囲を絞って共有できる情報共有システムです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
新規事業ごとに、連絡、資料、議事録、決定事項を一か所にまとめ、社内のメンバーと社外のパートナーに、それぞれ見せる範囲を決めて共有するパッケージです。チャットで流れてしまう決定事項を拾い、あとから探せる形で残します。
少人数で立ち上げる新規事業のチームや、協業先・外部の開発会社・専門家などと一緒に進める事業を想定しています。事業ごとに情報の置き場所をそろえ、メンバーが入れ替わっても経緯が追えるようにします。
こんな課題はありませんか
連絡がチャット、メール、資料に散らばる
どこで何が決まったのかを探すのに、毎回時間がかかります。
決定事項が、チャットの流れに埋もれる
合意したことが議事録にもまとまらず、後から「言った・言わない」になることがあります。
社外のパートナーに、見せていい情報とそうでない情報を分けたい
社外の人を招くと、社内の情報まで見えてしまわないかという不安があります。
メンバーが加わったときに、経緯を説明するのが大変
新しく加わった人に、過去のやり取りと資料を一から説明することになります。
既製ツールとの違い
チャット、ドキュメント、オンラインのホワイトボードなど、チームの情報共有を支える既製ツールは、すでに多くのチームで使われています。
少人数のチームなら、既製ツールで十分です
チャットや文書の共有は、既製ツールの組み合わせで足りることがほとんどです。既製ツールを比較するで、社外の人を招けるか、料金はどうかを確かめてください。
事業ごとの情報の置き場所と、決定事項の管理をそろえたいとき
事業ごとの画面に、連絡、資料、議事録、決定事項、関係者の一覧を共通の形でまとめます。決定事項は、日付、理由、担当とあわせて一覧に残ります。
社外パートナーへの共有範囲を、細かく管理したいとき
パートナーごとに、見られる事業、資料、期間を設定します。社内向けの情報は見えません。閲覧の履歴も記録できます。社内の他のシステムとの連携も、要件に応じて相談できます。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
事業ごとの共有スペース
- 事業ごとの連絡の掲示と、返信
- 資料・ファイルの保管とバージョン管理
- 関係者の一覧と役割
- お知らせの通知メール
議事録と決定事項
- 議事録のひな形
- 決定事項の登録（日付、内容、理由、担当）
- 決定事項の一覧と検索
- 議事録から、タスクへの変換
社外パートナーとの共有
- パートナーごとのアカウントと、見られる範囲の設定
- ファイル共有のURLの有効期限
- 資料の閲覧・ダウンロード履歴の記録
- 共有の終了時のアクセスの一括停止
検索と引き継ぎ
- 連絡、資料、議事録の横断検索
- 新しいメンバー向けの経緯のまとめページ
- 資料の更新の履歴
連携（オプション・要件に応じて検討）
- 既存のチャットツールとの連携
- カレンダーへの予定の反映
- 会議の文字起こしの取り込み
- 資料の作成にAIを使う支援
使い方の流れ
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事業の共有スペースをつくる
事業ごとにスペースをつくり、社内のメンバーと、必要なパートナーを招待して見られる範囲を設定します。
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連絡と資料をやり取りする
連絡の掲示と返信、資料の登録を行います。通知はメールで届きます。
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会議の内容を残す
議事録を入力して、決まったことを決定事項として登録します。次にやることは、担当者を決めて依頼します。
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あとから探す・引き継ぐ
検索で過去のやり取りを探します。新しいメンバーは、経緯のまとめページから状況を確かめられます。
導入の流れ
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無料相談
事業の目的、いま使っているツール、社外のパートナーの関わり方、共有したい情報の種類、希望の時期を伺います。
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要件の整理とお見積もり
基本機能で足りる部分と、追加が必要な部分を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。既存の資料や連絡の移行の方法も、この段階で相談します。
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初期設定とカスタマイズ
スペースの構成、役割と権限、ひな形、通知の設定をします。必要な追加機能を開発します。
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テストと公開準備
実際の運用を想定して動作を確認します。社外パートナー役のアカウントも使い、見える範囲が想定どおりかをご一緒に確認します。
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公開と運用支援
公開後も、保守、機能の追加、運用の改善をご相談いただけます。新しい事業や、パートナーの追加に合わせた設定の変更にも対応します。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、入力項目や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
少人数のチームの連絡と資料の共有なら、既製ツールで十分です。事業ごとの情報の置き場所をそろえたいとき、決定事項を管理したいとき、社外パートナーへの共有範囲を細かく管理したいときに、このパッケージが向いています。まず比較ページをご覧ください。
既存のシステム・データとつなげますか
既存のチャットツールやカレンダーとの連携は、オプションとして、連携先の仕様を確認したうえで検討します。過去の資料は、ファイルで取り込めます。
小さく始められますか
はい。1つの事業の共有スペースと議事録の管理だけで始め、社外パートナーとの共有や連携を後から足せます。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
社外のパートナーと、秘密情報を共有しても大丈夫ですか
見られる範囲の制限や、閲覧の履歴の記録で、共有の管理を支えます。ただし、秘密保持契約などの取り決めや、情報の取り扱いの判断は、運営者の方で行う必要があります。契約の内容に迷う場合は、弁護士などの専門家にご相談ください。
チャットのように、リアルタイムで会話できますか
基本機能は、連絡の掲示と返信が中心です。リアルタイムのチャットが必要な場合は、既存のチャットツールとの併用や、連携を相談できます。