補助金・助成金管理システム
補助金・助成金の候補の整理、申請の準備、必要書類、期限、採択後の実績報告までを、社内で共有しながら管理するパッケージです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
補助金や助成金の候補を整理し、申請から採択後の報告までに必要な作業、書類、期限をチームで共有しながら管理するシステムです。情報の収集は、公的サービスなどで行い、その結果と進み具合をこのシステムにまとめます。
新規事業に使える制度を探しつつ、事業の準備も進めている少人数のチームが、申請の準備を担当者任せにせず、抜けなく進めたい場面を想定しています。
なお、このシステムは作業と情報の管理を支えるもので、申請の可否や制度の適用の判断、申請書類の作成や代理申請を行うものではありません。制度の内容は変わるため、あらためて公式の公募の情報をご確認ください。
こんな課題はありませんか
制度の情報が、担当者のブックマークやメモに散らばっている
見つけた制度や、公募の時期、対象の条件が、共有されず、検討の経緯が残りません。
申請の準備に、多くの書類と作業がある
事業計画、見積書、各種の証明書など、必要な書類と作業が多く、誰が何を用意しているのかが分からなくなります。
期限を見落とす
公募の締め切り、電子申請に必要な準備、採択後の報告の期限など、複数の期限が重なると、管理が難しくなります。
採択後の実績の報告が、後回しになる
採択後の経費の記録や、証拠書類の整理が追いつかず、報告の直前に慌ててしまう。
既製ツールとの違い
制度を探したり、情報を集めたりするだけであれば、公的な情報サイトや既製の探索サービスで足ります。まずは 既製ツールを比較する で、探すためのサービスをご確認ください。
既製ツールで足りる場面
どんな制度があるかを探す段階は、Jグランツ、J-Net21、補助金ポータルなどの公的・既製の情報サイトで足ります。まずはそちらで候補を見つけることをおすすめします。
見つけた制度の検討と、申請の準備を管理したい場面
複数の制度を並行して検討し、担当者、書類、期限、社内の承認を管理したい場合に、このパッケージが担います。情報サイトのデータとの自動連携は、相手の仕様によるため、要件に応じて検討します。
採択後の経費と報告まで、一貫して管理したい場面
採択後の経費の記録、証拠書類の保管、報告書の作成に必要な情報の整理を、日常の経理の流れの中で行いたい場合に、自社に合わせた設計をします。会計システムとの連携は、要件に応じて検討します。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
制度の候補管理
- 制度の名前、実施主体、公募の時期、対象の条件のメモ
- 自社の事業との適合度の検討メモと、判断の履歴
- 公式ページのリンクの保管
- 検討中、申請予定、見送りなどの状態の管理
申請の準備の管理
- 申請ごとの作業と担当者、期限のリスト
- 必要書類のチェックリストとファイルの保管
- 電子申請のアカウントなどの準備状況の記録
- 社内の承認の記録
期限の管理
- 公募の締め切り、申請、報告の期限の一覧とカレンダー表示
- 期限が近づいたときの通知
- 担当者ごとの作業の一覧
採択後の経費と実績の管理
- 対象の経費の登録と、領収書・請求書ファイルの紐付け
- 経費の区分ごとの集計
- 報告に必要な情報のCSV出力
- 報告までの作業の進み具合
権限と共有
- 閲覧・編集のロール設定
- 外部の専門家（税理士、社会保険労務士、申請の支援の専門家など）に見せる範囲の設定
- 操作履歴の記録
外部連携（オプション）
- 会計システムとの連携
- チャットツールへの期限の通知
- 公的な情報サイトの公募情報の取り込み（相手の仕様により、要件に応じて検討）
使い方の流れ
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候補の制度を登録する
情報サイトなどで見つけた制度を登録し、公式ページのリンクと、公募の時期、対象の条件をメモします。
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検討して申請を決める
チームで検討し、申請する制度を決めます。必要な書類と作業を、担当者に割り振ります。
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書類を揃えて申請する
書類のチェックリストを確認しながら、準備を進めます。申請に必要な手続きは、公式の案内に沿って、事業者の方で行います。
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採択後の経費を記録して報告する
対象の経費と証拠書類を日々記録し、報告に必要な情報を出力します。
導入の流れ
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無料相談
事業の内容と、検討している制度の種類、いまの管理の方法、関わる担当者や専門家を伺います。
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要件の整理とお見積もり
必要な管理の範囲と連携を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。
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初期設定とカスタマイズ
制度の登録項目、書類のチェックリスト、期限の通知、権限、画面のデザインを設定します。
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テストと公開準備
実際の制度を例にして、登録から経費の記録までの動きを試します。専門家に確認すべき点も、ご一緒に整理します。
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公開と運用支援
公開後も、項目の追加、運用の見直し、保守をご相談いただけます。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、入力項目や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
制度を探す段階は、公的な情報サイトや既製のサービスで足ります。見つけた制度の検討、申請の準備、採択後の経費と報告までを、自社で一元管理したいときに、このパッケージをご検討ください。
既存のシステム・データとつなげますか
表計算のデータの取り込みや、会計システム向けの出力を検討できます。情報サイトや会計システムとの連携は、相手の仕様によるため、要件に応じて検討します。
小さく始められますか
はい。制度の候補と期限の管理から始め、運用しながら申請の準備や経費の管理を足していくことをおすすめしています。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
このシステムで、補助金の申請や採択の可否が分かりますか
いいえ。このシステムは、申請に向けた作業、書類、期限の管理を支えるものです。制度が使えるかどうか、採択されるかどうか、申請書類の内容の判断は行いません。制度の内容、対象、期限は公式の公募の情報で確認し、申請にあたっては、中小企業診断士、税理士、行政書士などの専門家への相談をおすすめします。
補助金で購入したものや経費の扱いで、気をつけることはありますか
制度ごとに、対象となる経費や、証拠書類の保管、報告の方法が決められています。細部は要確認です。このシステムの記録は、その整理を助けるもので、制度の要件への適合を保証するものではありません。