経費・請求書ワークフロー管理システム
経費や請求書の申請・承認・発行管理を自社のルールで回し、事業別の集計と会計ソフトへの受け渡しまで行うパッケージシステムです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
経費の申請、請求書の発行と受け取り、支払いの承認までを、自社の社内ルールに合わせて回すためのパッケージです。申請から承認、会計への受け渡しまでの流れを、ひとつの画面で管理します。
新規事業の立ち上げで、経費や請求書の件数が増えてきた事業責任者・管理部門の方が使います。請求書の発行や経費精算の機能そのものは既製のサービスが充実しており、このシステムは自社の承認ルールや、事業ごとの管理に合わせる部分を担います。
こんな課題はありませんか
経費や請求書の申請が、紙やメールで届く
領収書の写真、請求書のPDF、立替の申請がメールやチャットで届き、経理担当が転記して整理しています。
誰がどこまで承認したか分からない
承認者が不在で止まる、承認の途中経過が見えない、承認の記録が残っていない。支払いの前に確認する手間が増えます。
事業ごと・案件ごとの費用の振り分けが大変
新規事業では、同じ費用でも事業や案件の単位で振り分けて見たい場面があります。月末にまとめて仕分けると、確認が追いつきません。
請求書の発行と入金の確認が、別々の表で管理されている
請求書を作る、送る、入金を確認する、の状況が人ごとの表計算ファイルにあり、請求漏れや確認漏れが起きやすくなります。
既製ツールとの違い
経費精算や請求書の受け取り・発行、会計ソフトとの連携は、既製のサービスで十分に足ります。バクラクのように、経費精算や請求書、稟議をまとめて扱えるサービスもあります。まずは既製ツールを比較するで、自社に合うものを選ぶのがおすすめです。
自社独自の承認ルールや申請項目を使いたい
金額や費用の種類、事業ごとに承認者や条件を分けたい、申請に自社の項目を足したいという場合、既製のサービスの設定では合わせにくいことがあります。このパッケージは、自社のルールに合わせた申請フォームと承認の流れを担います。
事業・案件ごとの費用をひとつにまとめて見たい
費用の申請、受け取った請求書、発行した請求書を、事業や案件の単位で集計します。複数のサービスを使っている場合も、必要なデータを取り込んで並べます。
社内の既存システムとつなぎたい
販売管理、勤怠、社内ポータルなど、既存の仕組みと連携したい場合は、要件に応じて検討します。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応は、制度の細部を要確認とし、税理士などの専門家にご相談ください。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
経費・支払いの申請
- 申請フォーム（金額、日付、費用の種類、事業・案件、領収書の添付）
- 立替経費や請求書払いの申請
- 申請の状況の確認と差し戻し
承認の流れ
- 金額や費用の種類、事業ごとの承認者・承認順序の設定
- 承認者が不在のときの代理の設定
- 承認の記録と履歴の保管
請求書の発行管理
- 請求先、請求内容、請求日、支払期日の登録
- 請求書の作成と、請求の状況（発行済み、入金待ち、入金済み）の管理
- 支払期日を過ぎた請求の一覧
集計と出力
- 事業別、案件別、費用の種類別の集計
- 会計ソフトへ取り込める形式でのデータ出力
- 申請書類や領収書の検索
外部連携（オプション）
- 会計ソフトとのAPIなどによるデータ連携（連携先の仕様による）
- 領収書・請求書の読み取りによる入力補助（精度は書類の状態によります）
- チャットツールへの通知、社内システムとの連携（要件に応じて検討）
使い方の流れ
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経費や請求書を申請する
担当者が、フォームに金額や費用の種類、事業を入力し、領収書や請求書を添付して申請します。
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承認者が確認する
承認者に通知が届き、内容を確認して承認または差し戻します。承認の状況は、申請者にも見えます。
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請求書を発行して入金を管理する
請求内容を登録して請求書を作成し、入金の状況を更新します。期日を過ぎたものは一覧で分かります。
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会計へ渡して集計を確認する
承認済みのデータを会計ソフトに取り込める形式で出力します。事業別の費用は、画面でも確認できます。
導入の流れ
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無料相談
経費や請求書の件数、現在の申請と承認の流れ、使っている会計ソフトを伺います。
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要件の整理とお見積もり
基本機能で足りる部分と、追加が必要な部分を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。
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初期設定とカスタマイズ
申請フォームの項目、承認ルール、費用の区分、権限、会計ソフト向けの出力形式などを設定します。必要な追加機能を開発します。
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テストと公開準備
実際の申請を想定して、承認や出力の流れを確認します。書類の保存の方法は、税理士にもご確認いただくようおすすめします。
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公開と運用支援
公開後も、保守、機能の追加、承認ルールの見直しをご相談いただけます。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、入力項目や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
このシステムは税務や会計の判断の代わりになるものではありません。まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
経費精算や請求書の発行・受け取りが目的なら、既製のサービスで十分です。自社独自の承認ルールや申請項目、事業・案件ごとの集計、複数の仕組みにまたがるデータの統合が必要になったときに、このパッケージが役立ちます。
既存のシステム・データとつなげますか
会計ソフトへのデータ出力から始め、必要に応じてAPIなどでの連携をオプションとしてご提案します。販売管理や勤怠など、社内の仕組みとの連携も要件に応じて検討します。連携の可否は、相手のサービスの仕様によります。
小さく始められますか
はい。まずは経費の申請と承認だけで始め、請求書の管理や集計などを足していく進め方をおすすめしています。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応していますか
書類の保存や請求書の記載事項には、これらの制度が関わります。どこまでをこのシステムで扱うかは、要件に応じて検討します。制度の細部は要確認で、対応が必要かどうかは税理士などの専門家にご相談ください。このシステムを使えば要件を満たす、というものではありません。
税金の計算や仕訳も、このシステムでできますか
仕訳や税務の判断は行いません。承認済みのデータを会計ソフトに渡す形が基本で、会計処理は会計ソフトと税理士などの専門家が担います。