契約台帳・承認管理システム
契約書の確認依頼と承認、締結後の台帳管理、更新期限の通知を、自社のルールに合わせてひとつにまとめるパッケージシステムです。
- 提供
- Otsumu株式会社
- 料金
- 個別見積もり
取引先との契約を、依頼から承認、締結、更新の管理まで、社内の流れに合わせて管理するためのパッケージです。契約書の一覧、社内の確認と承認、更新時期の通知を、ひとつの画面にまとめます。
新規事業で取引先が増え、契約書が個人のフォルダやメールに散らばってきた事業責任者・法務担当・管理部門の方が使います。契約書の内容の審査は弁護士などの専門家の判断が前提で、このシステムはその前後の管理を担います。
こんな課題はありませんか
契約書がどこにあるか、すぐに分からない
紙、PDF、メールの添付、共有フォルダと保管場所が分かれ、「あの取引先の契約書」を探すのに時間がかかります。
契約の更新時期や期限を見落としてしまう
自動更新の期限、解約の通知期限、有効期間の終わりを、個人の予定表や記憶で管理している。見落としに気づくのは期限が過ぎた後です。
契約書の確認依頼が、メールやチャットで流れていく
営業や事業担当から法務や責任者への確認依頼がメールで届き、誰がどこまで確認したのか、最終版がどれか分からなくなります。
契約の種類ごとに、確認すべき項目が違う
業務委託、秘密保持、販売代理など、契約によって確認項目や承認者が異なります。担当者によって確認のばらつきが出ます。
既製ツールとの違い
契約書のAIレビュー、電子署名での締結、契約データの保管と更新の通知は、既製のサービスで十分に実現できます。まずは既製ツールを比較するで、自社の目的に合うものを選ぶのがおすすめです。
自社の依頼・承認の流れを、そのまま使いたい
LegalOn、Docusign、マネーフォワード クラウド契約、Contract One などは、それぞれレビュー、締結、管理に強みがあります。自社の契約の種類ごとに入力項目、承認者、確認のルールを細かく決めたい場合は、既製の設定だけでは合わせにくいことがあります。このパッケージは、自社のルールに合わせた依頼と承認の流れを担います。
複数のサービスにまたがる契約情報をまとめたい
電子署名のサービス、紙の契約書、取引先の管理表と、契約の情報が分かれている場合があります。契約の台帳として、必要な情報をひとつにまとめて検索できるようにします。
取引先や案件の情報と結びつけたい
契約書を、取引先、案件、担当者の情報と関連づけて見たい場合に、社内の管理表やシステムとつなぎます。連携の方法は要件に応じて検討します。なお、契約内容の法的な判断は、弁護士などの専門家にご相談ください。
主な機能
基本機能を中心に、事業に合わせてオプションを追加します。「オプション」と書いたものは、要件を伺ったうえで個別にお見積もりします。
契約台帳
- 取引先、契約の種類、有効期間、担当者などの登録と検索
- 契約書ファイルの保管と関連書類の紐づけ
- 閲覧できる担当者の権限設定
依頼と承認の流れ
- 契約の種類ごとの依頼フォームと確認項目
- 承認者・承認の順序の設定
- 確認の状況とコメントの記録、版の管理
更新・期限の管理
- 有効期間の終了、自動更新、解約通知期限の登録
- 期限が近い契約の通知メール
- 更新予定の一覧表示
一覧・出力
- 取引先別、種類別、期限別の一覧
- 契約情報の出力
- 操作履歴の記録
外部連携（オプション）
- 電子署名サービスとの連携による、締結済みの契約書の取り込み
- 契約書の読み取りによる台帳への自動入力（精度は書類の状態によります）
- チャットツール、取引先管理の仕組みとの連携（要件に応じて検討）
使い方の流れ
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契約の確認を依頼する
事業担当者が、依頼フォームに取引先や契約の種類、契約書ファイルを登録して確認を依頼します。
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確認と承認を進める
法務や責任者が、コメントを残しながら確認します。弁護士など外部の専門家に確認する場合も、その経緯を記録できます。
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締結後に台帳へ登録する
締結した契約書を、有効期間や更新の条件とともに台帳へ登録します。
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更新の時期に通知を受け取る
期限が近づくと担当者へ通知が届き、更新するか、見直すかを判断します。
導入の流れ
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無料相談
契約の種類と件数、現在の保管方法、確認や承認の流れ、すでに使っているツールを伺います。
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要件の整理とお見積もり
基本機能で足りる部分と、追加が必要な部分を整理し、お見積もりと導入計画をご提案します。
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初期設定とカスタマイズ
契約の種類、入力項目、承認の流れ、権限、通知の条件などを設定します。必要な追加機能を開発します。
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テストと公開準備
既存の契約書を数件登録して、検索や通知を確認します。過去の契約書の登録方法も、ご一緒に検討します。
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公開と運用支援
公開後も、保守、機能の追加、運用ルールの見直しをご相談いただけます。
料金
導入の形態と機能の範囲によって変わるため、個別にお見積もりします。
| 導入の形態 | 内容 |
|---|---|
| パッケージ導入 | 基本機能をベースに、入力項目や設定を調整して導入します。初期費用と月額の利用料がかかります。 |
| カスタマイズ開発 | 基本機能に、事業に合わせた機能を追加開発します。追加分は内容に応じてお見積もりします。 |
このシステムは契約書の管理のためのもので、契約内容の審査や法的な判断を行うものではありません。まずは無料相談で、やりたいことをお聞かせください。
よくある質問
既製のツールではだめですか
契約書のレビュー、電子署名での締結、保管と更新の通知が目的なら、既製のサービスで十分です。自社固有の依頼・承認の流れや、複数のサービス・紙の契約書にまたがる情報の一元管理が必要になったときに、このパッケージが役立ちます。
既存のシステム・データとつなげますか
電子署名のサービスや取引先の管理表、チャットツールなどとの連携を、要件に応じて検討します。既存の契約書の一覧を、表計算ファイルから取り込むこともできます。連携の可否は、相手のサービスの仕様によります。
小さく始められますか
はい。まずは契約台帳と更新の通知だけで始め、依頼・承認の流れなどを足していく進め方をおすすめしています。
保守や運用のサポートはありますか
公開後の保守、障害時の対応、機能の追加について、ご要望に合わせた体制をご提案します。
このシステムで契約書の内容をチェックしてもらえますか
いいえ。契約書の内容の審査やリスクの判断は行いません。内容の確認は、弁護士などの専門家や、契約書レビューのサービスをお使いください。このシステムは、その確認の経緯と契約の情報を管理します。
電子署名の法的な扱いは、このシステムで担保されますか
電子署名の有効性は、利用する署名サービスや契約の内容によって変わります。このシステムは署名そのものを提供しません。詳細は、利用するサービスの説明と弁護士などの専門家にご確認ください。